De nombreuses entreprises B2B tirent déjà parti des webinaires dans le cadre de leurs efforts de marketing de contenu et de leadership. Les webinaires sont un moyen efficace d’atteindre et d’engager des prospects et de générer des pistes.
Selon les dernières recherches menées par le Content Marketing Institute en 2020, les spécialistes du marketing B2B ont classé les webinaires parmi les types de contenu les plus performants, tant pour la recherche de prospects que pour leur conversion.
Qu’est ce qu’un webinaire ?
Le webinaire ou webinar est une contraction et une abréviation de web et de séminaire. Le webinaire désigne une conférence en ligne à laquelle plusieurs personnes connectées dans des lieux éloignés peuvent participer. Que vous organisiez déjà des webinaires ou que vous envisagiez de les ajouter à votre stratégie marketing, il est important de « planifier votre travail » et de « travailler votre plan d’action ».
C’est donc dans cet esprit que nous avons dressé une liste de 12 conseils à prendre en compte pour planifier et organiser un webinaire B2B.
1. Planifiez, planifiez, planifiez
Tout webinaire considéré comme un succès à la fois par l’hôte ET les participants est le résultat d’une planification soigneuse et méticuleuse. Il est donc important de bien réfléchir pour votre événement à la date, à l’heure, au(x) présentateur(s), au modérateur et au sujet, entre autres choses. Comme l’a dit Benjamin Franklin, « En ne se préparant pas, on se prépare à échouer ». C’est particulièrement vrai pour les webinaires.
2. Développer un contenu de qualité
Le contenu est la raison pour laquelle les gens s’inscrivent et participent à votre webinaire. Sans un contenu de qualité, vous ne pourrez pas faire venir les gens ou les faire revenir. Choisissez avec soin votre sujet/titre/intervenant en fonction des intérêts et des besoins de votre public cible, car il est lié à ce que fait votre entreprise. En règle générale, les webinaires sont conçus pour être éducatifs et non « commerciaux ». Assurez-vous donc de créer un contenu que votre public trouvera utile et précieux.
3. Faites des efforts pour votre diaporama
Dans cette optique, assurez-vous que votre série de diapositives est également créative et convaincante. N’oubliez pas qu’elle est destinée à soutenir ce que vos présentateurs disent, et non à être ce que vos présentateurs disent. Tout comme pour la préparation d’une présentation dans d’autres situations, votre diaporama doit être visuel, utiliser du texte en gros caractères et éviter de couvrir trop de terrain sur chaque diapositive.
4. Utiliser les bons outils et équipements
À bien des égards, la qualité d’un webinaire dépend des outils que vous utilisez pour le produire. Et cela commence par le choix du bon logiciel de webinaire. Il existe une tonne d’outils de webinaire (GoToWebinar, WebEx, Adobe Connect, etc.) et le choix de celui qui vous convient le mieux se résume aux capacités, aux préférences et au coût. Une fois que vous savez ce dont vous avez le plus besoin, choisissez celui qui correspond le mieux à vos besoins. Et il n’y a pas que le logiciel de webinaire qui compte : il est également important de disposer du bon équipement. Il faut notamment disposer d’une salle adaptée pour mener le webinaire, de micro-casques offrant un son clair et sans parasites, et d’une connexion Internet fiable.
5. Faire passer le message
Un webinaire bien planifié, avec un contenu de qualité, un diaporama convaincant et les bons outils ne servira à rien si vous n’avez pas de participants ! Une fois que vous avez identifié la logistique du webinaire (date, heure, titre, etc.) et que vous avez mis en place votre séminaire dans votre outil de webinar préféré, vous devez faire passer le mot ! Mettez en place une page de renvoi pour promouvoir votre séminaire en ligne et créer des images, des graphiques et des vidéos qui pourront être utilisés sur le site web et les médias sociaux. Nous vous recommandons de commencer la promotion de votre événement au moins 3 à 4 semaines avant le webinaire, en utilisant diverses méthodes, notamment le courrier électronique, les médias sociaux, les appels à l’action sur le site web …
6. Soyez prêt à tout
Une règle d’or dans l’événementiel, être prêt à toute éventualité. Si certains peuvent penser que les webinaires sont plus faciles à présenter qu’un séminaire en personne, ils sont, à certains égards, plus difficiles. Le public est virtuel, vous ne pouvez donc pas établir un contact visuel, capter des indices sociaux ou vous nourrir de l’énergie (ou remarquer le manque d’énergie) comme vous pouvez le faire lors d’un séminaire classique. Vous n’avez que votre voix et votre série diapositives pour retenir son attention, et contrairement à une salle de séminaire, il peut partir en un clic. Plus vous êtes préparé, mieux vous allez communiquer avec le public. Maîtrisez votre matériel, pratiquez et chronométrez la présentation. Checkez à l’avance la vérification du son et de l’équipement. Un autre élément de la préparation consiste à être prêt à faire face à l’imprévu. Que faire si vous perdez votre connexion Internet ? Et si les téléphones tombent en panne ? Que faire si les participants ont des difficultés à se connecter ? Identifier ce qui pourrait survenir et mettre en place un plan d’urgence à l’avance facilitera grandement la gestion de tout problème éventuel.
« En ne se préparant pas, on se prépare à échouer ». Benjamin Franklin
7. Désigner un régisseur/modérateur
Nous vous recommandons vivement de désigner un « régisseur » dont le rôle principal pendant le webinaire est simplement de faire fonctionner l’interface logicielle du webinar. Le ou les présentateurs doivent se concentrer uniquement sur la présentation, mais vous avez besoin de quelqu’un pour faire fonctionner le logiciel, recueillir les questions et réponses, lancer les questions/réponses du sondage et recueillir les commentaires des participants. Le régisseur peut également servir de modérateur, en présentant le(s) orateur(s), en faisant des annonces et en s’occupant des questions du public pendant les questions/réponses. Nous avons constaté que ce rôle est essentiel pour le succès de nos séminaires en ligne.
8. Créer une liste de contrôle pour la production de webinaires
Comme nous venons de le dire, l’organisation d’un webinaire implique beaucoup de logistique et de détails. Et oublier de faire quelque chose d’aussi simple que d’appuyer sur « enregistrer » au début du webinar peut avoir un impact négatif sur le succès de votre séminaire. Pour éviter de manquer un détail et pour garder votre webinaire sur la bonne voie, il est donc judicieux de créer une liste de contrôle du déroulé du webinar. Il s’agit d’une liste de toutes les activités et de tous les éléments, petits et grands, qui doivent être réalisés afin que l’organisation de séminaire online soit un succès.
9. Commencer à l’heure, finir à l’heure
Le temps de votre public est précieux, alors soyez y sensible et respectez les contraintes de temps que vous avez annoncées pour le webinar. S’il n’est pas rare que de nombreux participants arrivent en retard à l’événement, il est néanmoins préférable de commencer à l’heure. Et il est tout aussi important de terminer à l’heure. Il faut donc se préparer et s’assurer que le présentateur a bien chronométré sa présentation et qu’il peut respecter le temps alloué.
10. Livrer le contenu comme promis
Le titre et la description qui ont été « vendu » aux participants lors de leur inscription doivent correspondre au contenu réel qui est présenté pendant le webinaire. En d’autres termes, s’ils s’attendent à quelque chose d’éducatif, ne faites pas de votre séminaire en ligne un discours de vente à peine voilé. Vos e-mails promotionnels et votre page d’accueil sont essentiellement une promesse, alors assurez-vous que vous tenez cette promesse par tous les moyens.
11. Prévoyez du temps pour les questions et réponses
Assurez-vous de prévoir du temps à la fin du webinaire pour répondre aux questions que le public peut soumettre tout au long du séminaire. Les questions-réponses constituent une excellente occasion de dialoguer avec le public et de donner un aperçu supplémentaire de ce que vous avez déjà annoncé, ainsi que des sujets connexes qui intéressent votre public. Les sondages sont un excellent moyen d’interagir avec votre public tout au long de l’événement, d’en apprendre davantage sur lui.
12. Suivi
Enfin, le dernier point, mais non le moindre, est le suivi, et ce, tant pour les participants que pour les non-participants. Nous recommandons de créer une enquête post-webinaire qui, idéalement, sera diffusée à la fin du webinar. L’enquête doit être courte et précise et doit permettre d’évaluer dans quelle mesure le web-séminaire a répondu aux attentes des participants, la qualité de l’orateur/du contenu, les suggestions d’amélioration et les idées pour les futurs thèmes du webinaire. Vous pourrez également envoyer un courrier électronique aux participants (idéalement quelques heures après le webinaire) pour les remercier de leur participation et leur proposer des liens pour télécharger la série de diapositives et/ou visionner un enregistrement du webinar. Pour les non-participants, vous pourrez envoyer un mail exprimant votre déception de ne pas avoir pu assister au séminaire et leur offrir la possibilité de télécharger le diaporama et/ou de visionner un enregistrement du webinar.
Prolongez la durée de vie de votre webinaire
Si les webinaires constituent une tactique idéale pour le marketing de contenu, leur succès dépend en fin de compte de la qualité de la planification et de l’exécution. Nous espérons que ces 12 conseils vous donneront quelques indications pour vous aider à améliorer le succès de vos webinaires B2B. Et comme la création d’un webinar demande beaucoup de temps et d’efforts, réfléchissez à la manière dont vous pouvez réutiliser le matériel pour d’autres usages, tels que des articles de blog, des campagnes par courrier électronique, des graphiques et des vidéos. Les séminaires web 2.0 sont l’une des tactiques de génération de prospects les plus efficaces et regorgent de contenu de valeur. Assurez-vous qu’ils continuent à porter leurs fruits et à offrir une valeur ajoutée à votre public après la fin de l’événement en direct.